Klick2Mail - Rückrufwunsch an Mitarbeiter*In im Außendienst per Mail senden

Kennt Ihr das? Ein Kunde ruft im Büro an und der Innendienst möchte den Kollegen, der natürlich bereits unterwegs ist, über einen neuen Einsatz oder Rückrufwunsch informieren? Nutzt doch dazu das AGFEO Dashboard und sendet bei Bedarf an den Kollegen eine automatisierte EMail.

Mail anstelle Push

Im Normalfall sendet das AGFEO Kommunikationssystem bei einem verpassten Anruf eine Push-Nachricht, die unterwegs über unsere AGFEO Dashboard APP empfangen und mit dem dortigen Workflow flexibel weiterverarbeitet werden kann. Ihr seid somit unterwegs immer bestens informiert. Und soll ein anderer interner Benutzer einen Rückrufwunsch eingestellt bekommen, so nutzt die Wiedervorlage-Funktion unserer Software.

Ist der Kollege aber unterwegs und möchtet Ihr diesen z.B. über einen Rückrufwunsch etc. informieren, sendet doch einfach eine Mail.

Mit den flexiblen Möglichkeiten des AGFEO Klicks ist dieses sehr leicht über unsere PC-Software AGFEO Dashboard einrichtbar.

AGFEO Klick – Was ist das?

Mehr Infos zum AGFEO Klick?
Aktuell können bereits über 120 Softwareprodukte über den AGFEO Klick angebunden werden.

Einrichtung

Ruft die Konten-Einstellungen des AGFEO Dashboard auf und fügt Euch dort ein neues Konto vom Typ AGFEO Klick hinzu.

Gebt eine aussagekräftige Bezeichnung ein (z.B. Mail senden) und fügt Euch folgende 4 Parameter hinzu, indem Ihr erst auf das +-Zeichen klickt und dann diese mittels Drag’n Drop aus der blauen Auswahlliste auf die Parameterfelder ablegt:
Number, FirstName, LastName, MenuOption

Scrollt nun etwas die Ansicht runter und fügt Euch Eure aussagekräftige Bezeichnungen für die jeweiligen Mailempfäger unter Menü-Einträge ein (z.B. Infomail an Techniker etc.). Für jeden Empfänger also eine eigene Menü-Zeile.

AGFEO Klick Mailscript (Download)
Für das eigentliche Versenden der Mail durch diese optionale AGFEO Klick Funktion wird noch ein kleines Zusatzprogramm benötigt. Wir nutzen im Beispiel eine einfache Windows-Batchdatei (mailsenden.bat). Damit Ihr sogleich loslegen könnt, haben wir diese für Euch hier im Download.

Speichert diese auf Eurem Rechner in einem Verzeichnis, wo das AGFEO Dashboard zugreifen kann und verweist im obigen AGFEO Klick Kontodialog noch unter auszuführendes Programm auf diese Batchdatei.

Sucht Euch dann noch ein sinnvolles Grafiksymbol, was z.B. zu Eurem Mailprogramm passt und tragt dieses abschliessend unter Icondatei ein.

Vergesst das Speichern nicht.

Anpassen des AGFEO Klick Scriptes

Natürlich müsst Ihr nun noch dem Script die eigentlichen Mailadressen der von Euch gewünschten Empfänger mitteilen. Öffnet dazu nun die Datei mailsenden.bat in einem Texteditor und tragt die Mailempfänger entsprechend den dortigen Anleitungs-Angaben in den jeweiligen set MailVar Werten ein. Denkt daran, dass diese 1:1 zu den Bezeichnungstexten der Menü-Einträge im obigen AGFEO Klick Scriptdialog passen müssen.

Ausführen der Funktion!

Während eines Anrufs
Während einer Verbindung wird das hinzugefügte AGFEO Klick Symbol in der Anrufflagge der Telefon-Steuerung eingeblendet. Zum Auslösen einer EMail ist nun einfach dieses Symbol anzuklicken. Anschliessend öffnet sich die eingerichtete Menü-Auswahl, wo dann der passende Empfänger ausgewählt werden kann. Nach passendem Klick wird der Anruf an das Mailprogramm übergeben und eine vorgefertigte Mail erstellt. Dort ist dann nach kleiner Prüfung oder hinzufügen eines weiteren individuellen Mailtextes nur noch auf Absenden zu klicken.

Nachträglich
Wurde das Gespräch bereits beendet, steht Selbiges natürlich auch nachträglich über die Anrufliste des AGFEO Dashboards zur Verfügung. Dazu einfach den bestehenden Verbindungseintrag aufklappen und die Mail senden Option anklicken.

SMS?

Übrigens gibt es im Internet div. Anbieter, die Euch über den AGFEO Klick und einem angepassten Script ermöglichen eine SMS an den externen Techniker zu versenden… Es geht so viel… Probiert’s aus! Wir haben dazu auch einen TechBlog-Beitrag geschrieben.

FAZIT

Unsere CTI/UC/VideoChat-Software AGFEO Dashboard bietet mächtige Funktionsmöglichkeiten Euren Büroalltag zu erleichtern. Und in Verbindung mit der optionalen AGFEO Klick Funktion lassen sich darüberhinaus auch noch weitere Anpassungen an Eure individuellen Wünsche vornehmen.

Mehr Infos zum AGFEO Klick?
Aktuell können bereits über 150 Softwareprodukte über den AGFEO Klick angebunden werden.

Und wollt Ihr einen Rückrufwunsch einfach nur anstelle eines am Arbeitsplatz des Kollegen angebrachten Haftzettels fortan auf elektronischen Wege an andere Mitarbeiter delegrieren, so haben wir selbstverständlich auch dafür eine Lösung!

Hinweis/Disclaimer:
Wir können keinen Support oder eine Gewährleistung für die gezeigte Lösung oder den zum Download gestellten Dateien gewähren. Dieser TechBlog Beitrag dient als rein redaktionelles Anschauungsbeispiel der AGFEO Klick Funktion und gilt auch nicht als Produktempfehlung. Irrtum und Änderungen vorbehalten!