CTI-Telefonanlagenanbindung an Arztpraxissoftware am Beispiel solutio Charly

Überall da wo viel Kundenverkehr gemanaged werden muss, ist eine funktionierende Telefonanlagenanbindung an die eigene Branchensoftware so wichtig. Eine davon ist die Zahnarztpraxissoftware charly von solutio. Dieser Blog-Beitrag zeigt, wie schnell und einfach eine perfekte Kundenansprache im täglichen Ablauf einer Arztpraxis in Verbindung mit einem AGFEO Kommunikationssystem umgesetzt ist.

CTI Vorteile

Zeit ist nicht nur Geld, sondern auch in vielen Arztpraxen Mangelware. Nicht selten sind mehrere hundert Anrufe pro Tag zu bewältigen – und der Patient will immer optimal bedient werden. Mit der richtigen Arztpraxissoftware gelingt dies vor allen Dingen dann perfekt, wenn der Empfang Zeit durch automatische Anrufererkennung (CTI) gewinnt…

• schon während des Klingelns Zugriff auf Patientendaten, Namen etc.
• perfekte Kundenbindung durch direkte thematische Ansprache
• Möglichkeit zur qualifizierten Ansprache von Zusatzleistungen
• Entlastung der täglichen Routine allein durch Wegfall der Namensfrage etc.

Fazit:

• mehr ZEIT für die eigene Tätigkeit
• persönlichere Ansprache
• freundlicheres Auftreten
• deutlicher Imagegewinn der Praxis
• Mehr Umsatzchancen durch individuellere Patientenkontakte

CTI Funktionen für solutio charly

Die Zahnarztpraxissoftware charly von solutio nutzt einen von der MS TAPI losgelösten, eigenen Weg. Nachfolgend die Anleitung zur Einrichtung über unsere AGFEO Klick Funktion.

Mehr Infos zum AGFEO Klick?
Aktuell können bereits 100 Softwareprodukte über den AGFEO Klick angebunden werden.

Prinzip
Charly überwacht auf Dateiebene eine bestimmte Textdatei auf die Anrufernummer. Unsere CTI-/UC Software AGFEO Dashboard hat somit bei einem eingehenden Ruf eine von Charly vorgegebene Textdatei zu erstellen. Und genau das geht über den AGFEO Klick.

Erstellen einer Batchdatei
Um die von charly benoetigte teleinfo.asc Datei zu erstellen, ist zunächst eine Batch-Datei (z.B. akcharly.bat) anzulegen, die folgenden Inhalt hat:

@ECHO OFF
echo select %1> c:tempteleinfo.asc

Bitte prüfen Sie, ob am Rechner der angegebene Pfad („c:temp“) überhaupt vorhanden ist. Ggf. passen Sie den Pfad an. ABER dabei immer nur einen Pfad verwenden, wo unsere Software (nicht der User) überhaupt Schreibrechte hat, sonst sperrt Windows das Erstellen der Datei.

Einrichten der AGFEO Klick Funktion
Nun ist im AGFEO Dashboard ein neues Konto vom Typ AGFEO Klick anzulegen. Als auszuführendes Programm verweisen Sie auf die von Ihnen erstellte Batchdatei (s.o.). Fügen Sie einen Parameter hinzu und legen Sie nun per Drag’n Drop den NUMBER Parameter im neuen Parameterfeld ab. Und damit der charly-Anwender dann in unserem CTI-Programm auch anhand eines prägnanten Symbols erkennen kann, wo er klicken muss, damit Charly aufgeht, konfigurieren Sie auch noch ein schönes Icon-Symbol als Grafikdatei ein.

Einrichten der CTI-Funktion von solutio charly
Damit nun charly von solutio auf die Dateierzeugung reagiert, ist erst noch die Ruferkennung innerhalb von charly zu konfigurieren. Dies ist gemäß der Anleitung von solutio vorzunehmen.

Diese besagt unter Berücksichtigung eines in unserer Batch angegebenen abweichenden Pfads: „In Charly selber wird der Eintrag -TELEINFO C:tempteleinfo.asc unter: Stammdaten – Sonstiges – Einstellungen – Computer – lokale flg-Datei
bearbeiten… erstellt. Dieses geschieht für jeden Charly-Arbeitsplatz
separat. Nach dem Eintrag ist Charly neu zu Starten.“

Ausführen der Funktion

Sobald nun ein Anruf auf den im AGFEO Dashboard aktivierten Benutzer eingeht, generiert unsere Software eine Anrufflagge als Anrufkennzeichnung. Durch Klick auf das im AGFEO Klick Konto angegebene Grafiksymbol wird dieser Ruf an charly übergeben und es öffnet sich der dortige Workflow.

Selbstverständlich ist auch ein Automatismus aber z.B. auch eine nachträgliche Weitergabe an charly möglich. Durch das beschriebene manuelle, bedarfsorientierte Auslösen wird der Mitarbeiter aber nicht in seinem eigentlichen Arbeitsfluss gestört und auch ein unnötiges Aufspringen der charly Maske unterbleibt!

Nachstehendes Bild zeigt z.B. den Aufruf eines zuvor vom Empfang verpassten Anrufs und nachträglicher Weitergabe an charly von solutio

Optimierung

Eine weitere Optimierung bietet das AIS/AMS-System unserer Agfeo Telefonanlagen zur intelligenten, sprachgeführten Anruferlenkung. Es begrüsst Anrufer automatisch, ermöglicht z.B. Rezeptanrufer flexibel vorzusortieren und entlastet dabei aktiv den Empfang.

FAZIT

Intelligent und einfach umgesetzte CTI-Anbindung an Praxissoftware durch den AGFEO Klick und einem modernen AGFEO Telefonanlagensystem.

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Aktuell können bereits 100 Softwareprodukte über den AGFEO Klick angebunden werden.

Hinweis/Disclaimer:
Charly ist eine Praxismanagement-Software mit umfangreichen Funktionen und intelligenten Abläufen, speziell für Zahnarztpraxen von der solutio GmbH & Co. KG. AGFEO steht in keinem weiteren Verhältnis zu diesem Unternehmen, noch können wir Support oder eine Gewährleistung für die gezeigte Lösung gewähren. Der obige Tipp dient als rein redaktionelles Anschauungsbeispiel der AGFEO Klick Funktion und gilt auch nicht als Produktempfehlung.