Fax ist tot! Es lebe das Fax?

Kennt Ihr das auch? Eigentlich jeder Provider garantiert netzübergreifend keinerlei Faxübertragung. Tatsächlich ist eine gesicherte Faxübertragung heutzutage durchaus problematisch. Doch die Anwender nutzen es gern. Und wollen sich auch nicht davon abbringen lassen. Wir zeigen was geht – und was nicht.

Faxvorteile

Unbestritten hat eine Faxübertragung zahlreiche Vorteile, weshalb die Faxtechnologie seit Einführung in den 60er Jahren des letzten Jahrhunderts sehr schnell seinen Siegeszug ansetzen konnte:

• es ist einfach und unkompliziert
• Möglichkeit Text und Bildinformationen unverfälscht und schnell zu versenden
• kompatibel, da genormte Verfahren genutzt werden
• nahezu weltweit nutzbar
• technisch nicht sonderlich komplex

Das Fax ist tot!

Für einen VoIP Provider ist eine netzübergreifende Faxübertragung technisch etwas, was er nicht mal garantieren muss. Denn ehrlicherweise ist eine Faxverbindung nur eine artfremde Nutzung der Netze durch andere Anbietertechnik. Denn Faxgeräte nutzen einfach das vom Provider bereitgestellte Netz und übertragen dort einfach anstelle echter Sprache, gänzlich losgelöst vom Provider, verschiedene Töne zum Informationsaustausch zwischen den Faxgeräten. Damit ist die Verwendung zur Faxübertragung im Grunde nur eine durch den Provider geduldete Fremdnutzung seiner Netze. Und ebenfalls sollte man nicht vergessen, dass es Einschätzungen von Datenschutzbeauftragten gibt, die ein Fax mit personenbezogenen Daten als Nicht-DSGVO konform ansehen.

Dies sollte man berücksichtigen, wenn man auch heute noch über paketorientierten IP-Verbindungen faxen und weiterlesen möchte…

Es lebe das Fax!

Weil es so schön einfach ist und auch nahezu jeder Anwender damit umzugehen weiss, hat sich die Fax-Technologie in vielen Bereichen stark durchgesetzt. Und so fällt es natürlich auch manchen schwerer sich davon zu lösen.

T.38 als Codecalternative
Die Problemstellungen einer Faxübertragung in paketorientierten Netzen hat natürlich zu Entwicklung spezieller Anpassungen geführt. Im Wesentlichen ist hier das T.38 Protokollverfahren zu nennen, was in heutigen Netzen durchaus zu einer Verbesserung einer Faxübertragung führen kann.

Durch T.38 werden die Text- und Bildinformationen nicht mehr als analoge Tonfrequenz, sondern in digitale Daten umgewandelt und entsprechend abgesichert übermittelt. Dies führt zu einer deutlich besseren Faxsituation.

Leider hat T.38 einen Haken:
Die T.38 Verbindung muss durchgängig sein. Und zwar auf der gesamten Strecke:
Faxgerät A – PBX A – Provider A – Provider B – PBX B – Faxgerät B

Doch grundsätzlich steigt durch Einsatz des T.38 Protokolls die Wahrscheinlichkeit einer sichereren Faxübertragung.

Sicher mit AGFEO

Selbstverständlich bieten AGFEO Kommunikationssysteme alle notwendigen Voraussetzungen für einen guten Faxbetrieb:

• Interoperabilität für analoge Faxgeräte ohne Adapterzwang
• Nutzung des unkomprimierten Audiocodecs „G.711“ (normaler Weg)
• Unterstützung des speziell für Faxübertragungen entwickelten T.38 Protokolls
• integrierte Faxbox Funktionen als Option mit direkter digitaler Empfangsfunktion

Viele unserer AGFEO Telefonanlagen verfügen zudem über analoge Ports, die den direkten Anschluss eines analogen Faxgerätes an der TK-Anlage unterstützen. Selbstverständlich ist auch hier die Nutzung des T.38 Protokolls in Verbindung mit solch älteren Faxgeräten möglich. Aktiviert dazu einfach die entsprechende Option im Konfigurationsdialog des SIP Kontos, sofern von Eurem Provider unterstützt.

Bei Anlagen ohne analoge Ports wie unsere ES-PURE IP Serie oder den rein Hypervisor-softwarebasierten AGFEO HyperVoice Systemen könnt Ihr diese Anschlußmöglichkeit auch durch den Einsatz von sog. ATA Geräten nachrüsten. Achtet dort ebenfalls auf die korrekten Faxeinstellungen.

AGFEO Faxbox Option

Bei Nutzung analoger Faxendgeräte muss das digitale Signal erneut in analoge Töne transcodiert werden. Dies kann als zusätzliche Fehlerquelle dienen und die Faxübertragung erschweren.

Als bessere Alternative nutzt doch die in allen AGFEO Kommunikationssystemen integrierte, optionale FaxBox Funktion. Mit dieser Lizenzerweiterung arbeitet das AGFEO System direkt als sog. IAFD, internet aware fax device und ermöglicht direkten Faxempfang und zwar ohne weitere Umwandlung.

Jede FaxBox Lizenz erweitert das AGFEO TK-System immer um mehrere virtuelle Faxempfangsstationen, so dass Ihr diese Funktion z.B. auch für verschiedene Unternehmensabteilungen einrichten könnt (Faxbox „Vertrieb“, Faxbox „Service“ etc.).

AGFEO FaxBox Vorteile

Mit AGFEO Anlagen habt Ihr 4 Möglichkeiten ein empfangenes FAX zu lesen, bzw. darauf aufmerksam gemacht zu werden:

• Fax to Mail
• Visualisierung am AGFEO Systemtelefon
• Nutzung über CTI/UC Client Software
• Nutzung über SmartPhone APP

Fax to Mail

Die FaxBox Option unserer TK-Systeme ermöglicht auch immer die Weiterleitung empfangener Faxnachrichten per Mail. Hierbei werden diese dann automatisch in ein PDF Dokument umgewandelt. Somit könnt Ihr Faxe auch bequem über Euer Mailprogramm abrufen und entsprechend digital weiterverarbeiten.

Visualisierung am AGFEO Systemtelefon

Richtet Euch eine Funktionstaste vom Typ „INFO“ ein und Ihr werdet über den Eingang von Faxnachrichten auf der Euch zugewiesenen FaxBoxen über LED und Display-Nachricht informiert. Gleichzeitig habt Ihr noch den Anlagenspeicher der FaxBox im Blick und erfahrt, ob dieser z.B. zu Neige geht.

Nutzung über CTI/UC Client Software

Besonders komfortabel ist natürlich die Nutzung unserer CTI/UC Client-Software AGFEO Dashboard. Denn Eure PC-Installation erhält ebenfalls automatisch die Benachrichtigung über eingegangene Faxe. Über eine spezialisierte Ansicht habt Ihr dann auch direkt im AGFEO Dashboard die Zugriffsmöglichkeit und Weiterverarbeitung.

Nutzung über SmartPhone APP

Wollt Ihr auch ganz bequem von unterwegs über Nachrichten der Euch zugeordneten Faxboxen informiert werden, diese ansehen oder weiterverabeiten, so nutzt die APP Varianten unserer AGFEO Dashboard Software. Werdet über Push-Information zeitnah benachrichtigt und nutzt unseren cloudbasierten RemoteServer Dienst, so dass Ihr auch keine VPN Verbindung oder gar Eure Firewall öffnen müßt, nur damit Euer Handy Zugriff auf die Anlagendaten bekommt.

Faxversand?!

Viele moderne Faxgeräte verfügen über einen Netzwerkanschluß und bieten darüber die Möglichkeit von einem Rechner versendete Dokumente aufzunehmen und als Fax versenden zu können. Steht ein solches Gerät nicht zur Verfügung, so könnt Ihr Euch auch Fax-Druckertreiber installieren, die mittels SIP-Technik und somit direkt und ohne weitere Umwandlung mit einem AGFEO Kommunikationssystem digital kommunizieren können.

T.38 Printer von Herrn Theiss
Hierbei handelt es sich um einen Softwaretreiber für MS Windows, der eine Anmeldung als internes SIP Gerät an einem AGFEO TK-System ermöglicht. Einmal konfiguriert, habt Ihr wie bei einem normalen Drucker auch, die Möglichkeit nahezu aus jedem druckfähigem Programm heraus ein Fax über das AGFEO TK-System versenden zu können.

Einrichtung:
Legt im T.38 Printer einen neuen SIP Account an. Tragt dort die IP-Adresse Eurer AGFEO Anlage ein. Verwendet einen beliebigen Anmeldenamen und Passwort und stellt den Rest des T.38 Printers so ein, wie es zu Euch passt. Übernehmt die Daten. Das Programm wird sich mit den vergebenen Angaben an Eurem AGFEO System versuchen anzumelden. Öffnet nun die Anlagenkonfiguration, ruft dort den Menüpunkt /Hardware/Geräteeinstellungen auf und markiert dann den neuen, roten Eintrag aus dem vergeblichen Anmeldeversuch. Tragt dort im Dialog das verwendete Passwort ein, stellt den Gerätetyp auf SIP Fax um und aktiviert die Checkbox T.38 verwenden. Weisst nun diesem Gerät noch einen neuen Benutzer zu und stellt die Amtsberechtigung und abgehende Linie bzw. Wahlregel noch passend ein. Fortan könnt Ihr jederzeit aus Euren PC Programmen heraus auch Faxe direkt versenden.

XCAPI von TE-Systems
Sollen dagegen vorhandene CAPI-basierte Faxprogramme genutzt werden, so bietet sich der Einsatz der XCAPI von TE-Systems an. Die XCAPI bietet als reine Softwarelösung im CAPI 2.0-Bereich unabhängig von der Hardware alle Leistungsmerkmale einer klassischen ISDN-Karte. In Verbindung mit einem AGFEO Kommunikationssystem und vorhandener FAX-Software, kann hierüber ebenfalls ein Faxversand über VoIP Verbindungen realisiert werden.

Faxserver-Software
Am Markt gibt es eine Vielzahl weiterer Lösungen für moderen Faxkommunikation. Gut zu wissen, dass diese meist mittels standardisierten Protokollen wie SIP, T.38 etc. arbeiten und somit idR. auch von AGFEO Kommunikationssystemen unterstützt werden.

Trotzdem gilt bei einer solch komplexen Materie immer:
Nichts garantieren. Erst ausprobieren.
Die FaxBox Lizenz erhaltet Ihr z.B. immer auch für 60 Tage als kostenfreie DEMO.

Doch was verursacht Probleme?

Problemstellung IP

Gerade die im heutigen Vergleich eher einfache technische Umsetzung der Faxtechnik führt mitunter zu Problemen. Der Datentransport erfolgt nur mittels einfachem analogem Austausch von Tonfrequenzen zwischen Sender und Empfänger. Diese Töne müssen besonders gleichmäßig, zügig und für die Gegenstelle unverfremdet, also verständlich und ohne Verlust übertragen werden.

Im Grunde sind das Eigenschaften, die in heutigen konvergenten Netzen mit paketorientierter Übertragung nicht mehr so gegeben sind.

Der bei VoIP-Verbindungen gängige Sprachcodec G.711 ist auch nicht speziell für Faxübertragung optimiert. Durch einen höheren Bandbreitebedarf ist die Netzlast höher und ungleichmäßige Verzögerungen oder ganze Paketverluste sind wahrscheinlicher.

Negative Eigenschaften von VoIP-Verbindungen

• die Laufzeiten variieren
• die Paketrouten sind nicht einheitlich
• Pakete werden verworfen, wenn diese zu spät kommen
• kein gesicherter Übertragungsweg
• Pakete gehen unterwegs einfach verloren
• Tonfrequenzen werden ggf. verändert
• unterschiedliche Audiocodecs können zum Einsatz kommen

Bei einer einfacheren Sprachübertragung führt dies mitunter zu Aussetzern oder allgemeinem Qualitätsverlust. Was aber häufig vom menschlichen Gehirn übergangen werden kann und somit nicht einmal wirklich stören muss.

Bei einer Faxübertragung wird dieses unweigerlich zu starken Problemen führen:

• Keine Aushandlung einer Faxverbindung
• Abbruch einer bereits gestarteten Faxübertragung
• Senderkennzeichnung „ok“, obwohl das empfangene Fax „zerstört“ ist
• Faxinhalt nur teilweise empfangen
• Faxübertragung nur mit wenigen Seiten
• etc.

Dies sollte man berücksichtigen und Anwender offen und ehrlich aufklären.

Fazit – Das Fax ist nicht tot. Es lebt, aber…

Mit den korrekten Systemen, Einstellungen und Protokollen kann ein Fax auch heute noch durchaus Anwendung finden. In Verbindung mit AGFEO TK-Systemen, Software und Apps sogar ganz schön bequem und komfortabel. Mittelfristig solltet Ihr Euch aber stabilere Alternativen suchen. Denn wenn schon der Provider nichts garantiert, könnt Ihr Euch einfach nicht mehr darauf verlassen.

Disclaimer

Bitte beachtet die Problematiken und Risiken einer Faxübertragung. Wenn Provider schon keine netzübergreifenden Faxübertragungen garantieren, so habt bitte Verständnis, dass auch wir für eine sichere Faxfunktion keine Gewährleistungen übernehmen können. Das gilt selbstverständlich auch bei evtl. Nutzung von Fremdprogrammen oder Geräten. Eine Nennung solcher Lösungen hier im TechBlog erfolgt rein redaktionell und dient nur zur allgemeinen Anschauung und Aufzeigen von optionalen technischen Möglichkeiten. Dieser Beitrag ist somit nicht als offizielle Produktempfehlung zu deuten und Änderungen und Irrtümer sind natürlich auch vorbehalten.