Arbeiten von zu Hause

Andere Zeiten, andere Arbeitsweisen. Schon vor Corona haben viele die Vorteile flexibler und moderner Kommunikationsmöglichkeiten auch von unterwegs und zu Hause geschätzt. Drei Viertel (75,4 Prozent) der deutschen Angestellten liebäugeln, laut einer Umfrage des Bundesverband Digitale Wirtschaft (BVDW), mit Homeoffice und digitalen Lösungen. Zwei von drei Angestellten (66,1 Prozent) erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass er entsprechende digitale Lösungen anbietet.

Erfahrt in diesem Artikel, wie die AGFEO Kommunikationssysteme dabei unterstützen.

Vielfältige Möglichkeiten

AGFEO Kommunikationssysteme bieten Euch zahlreiche Vorteile. So auch dann, wenn Ihr einen sog. Telearbeitsplatz zu Hause einrichten wollt. Doch nicht nur Corona ist eine Bedrohung, auch Computer-Viren und Hackerangriffe sind unbedingt zu berücksichtigen. Hierbei ist bei dieser Betrachtung die Art Eures gewünschten Zugriffs auf die Firmendaten- und Kommunikationsanlage des Büros entscheidend. Der Zugriff über Euer SmartPhone ist dabei anders zu sehen, als ein Telefon zu Hause zu betreiben.

Wir zeigen Euch, wie’s geht.

safety first

Damit höchste Sicherheit gelingt, sind unbedingt verschlüsselte Verbindungen zu verwenden, die selbst Hackerangriffen standhalten. AGFEO eigene Remote-Server-Dienste bieten hierzu eine sichere Plattform, die kostenfrei genutzt werden kann.

Da i.d.R. bei einem Telearbeitsplatz im HomeOffice aber nicht nur die Kommunikation angebunden werden soll, sondern meist auch noch der Zugriff auf alle Firmendaten gewährleistet sein soll, ist eine sog. VPN-Verbindung unabdingbar. Das ist heutzutage kein Hexenwerk, denn selbst gängige Internet-Router bieten solche Funktionen und die Einrichtung dergleichen ist auch mittlerweile sehr einfach geworden.

Empfehlung:
Nutzt daher bitte in jedem Fall unseren Remote-Server Dienst für den Zugriff vom Handy und für den sonstigen Datenzugriff zusätzlich ein VPN für die Verbindung in das Firmennetz. Öffnet keine Netzwerkports (NAT-Einträge), sofern es nicht wirklich unbedingt notwendig ist!

Handy-Integration

Unterwegs oder zu Hause ein Gespräch entgegennehmen, bei abgehenden Telefonaten die Büronummer senden, Schalten von Rufprofilen und somit den Kollegen Euren Präsenzstatus (z.B. „zu Hause, anwesend“) anzeigen. Firmenkontakte und Termine nutzen… Nichts einfacher als das und vieles mehr. Mit abgesicherter Steuerung durch unsere AGFEO Dashboard App.

• AGFEO Dashboard App
  Die in den App-Stores für Android und Apple kostenfrei erhältliche App, bietet Euch einen gesicherten Zugriff auf zahlreiche Anlagenfunktionen Eures AGFEO Systems. Schaltet Rufumleitungen oder Rufprofile um, nutzt die Firmenkontakte und -termine, hört Eure VoiceBoxen ab oder seht empfangene Faxnachrichten an. Erfahrt durch den integrierten Pushdienst von jedem im Büro eingehenden Anruf den Ihr evtl. verpasst habt und seht Eure Anrufliste ein… Nur ein kleiner Funktionsauszug.

• FMC/OneNumber Konzept
  Mit dem AGFEO Fixed Mobile Convergence bzw. One Number Konzept für Android und iPhone SmartPhones gehen wir noch einen Schritt weiter. Hierbei habt Ihr die Möglichkeit Eure Büronummer bei einem abgehenden Gespräch zu senden. Und das von Eurem Handy aus! Oder ruft einfach einen Eurer eigenen Anlagenkollegen an. Geführt als Gespräch auf dessen normale interne Rufnummer. In einem weiteren TechBlog-Beitrag zeigen wir Euch übrigens alle Vorteile und die Einfachheit der Einrichtung unserer FMC/One Number Funktion…

• Sicherer Fernzugang
  Damit der Zugang der App zu Eurer Anlage verschlüsselt und sicher ist, Ihr zudem keine Konfiguration an Eurem Router oder Firewall wie Portweiterleitungen, NAT Einträge etc. vornehmen müsst, stellen wir einen Remote-Dienst zur Verfügung, der nur einmal in der App aktiviert werden muss. Öffnet dazu die Account Einstellungen der App und aktiviert hier den Fernzugriff. Eure Anlage baut dann eine Tunnel-Verbindung zu unserem Remotedienst auf, wo diese mit Eurer App zusammengeschaltet wird. Es erfolgt also kein direkter Zugriff auf Eure Anlage! Eure Anlage ist aus dem „bösen“ Internet also auch weiterhin nicht direkt erreichbar!

• ankommende Bürogespräche annehmen
  Richtet Euch ein zusätzliches Rufprofil in der ES mit einer Weiterleitung auf Euer Handy ein. Dieses könnt Ihr über die App flexibel ein/ausschalten. Aktiviert Ihr zudem noch unsere SIP 302 Funktion in Verbindung mit einem kompatiblen SIP-Provider, so wird auch noch die Originalanrufernummer übermittelt. Alternativ könnt Ihr auch bei Umleitung unsere Clip no Screening Funktion verwenden, sollte SIP 302 von Eurem Provider nicht angeboten werden.

• verpasste Büroanrufe erkennen
  Wurdet Ihr im Büro angerufen und habt das Gespräch verpasst, so erhaltet Ihr eine Pushnotification (Benachrichtigung) mit den Anruferdetails. Ruft dann einfach mittels FMC/OneNumber zurück.

Volle Bürokommunikation zu Hause

Noch mehr Komfort erhaltet Ihr natürlich, wenn Ihr auch zu Hause ein direkter Benutzer Eures AGFEO Kommunikationssystems seid. Arbeitet doch wie im Büro. Mit allen Möglichkeiten und Zugriff auf alle gewohnten Anlagenfunktionen.

• IP-Systemtelefon zu Hause sicher und schnell in Betrieb nehmen
  Damit die Einrichtung direkt klappt, empfehlen wir Euch das IP-Systemtelefon zunächst im Firmennetz zu betreiben und die Anmeldung am TK-System vorzunehmen. Wenn dann Eure VPN Verbindung von zu Hause zum Firmennetz steht, schnappt Euch das eingerichtete IP-Systemtelefon und steckt es zu Hause an’s Netzwerk. Über Euren DHCP Server erhält es eine lokale IP-Adresse und verbindet sich umgehend und ohne weiteren Konfigurationsbedarf über die VPN Verbindung mit Eurer Firmenanlage. Dabei gibt es in der Funktion oder sogar der Bedienung zu Eurem Büroapparat, auf Grund unserer zentralen Gerätesteuerung durch das Anlagensystem, übrigens keinerlei Unterschiede!

• CTI/UC Software mit integriertem SoftPhone von zu Hause nutzen
  Die in unserer Desktop-Variante des AGFEO Dashboard integrierte VISOfon Funktionen ermöglichen direkte SIP Sprachkommunikation auch ohne ein echtes Telefon zu verwenden. Damit die Gesprächsqualität gewohnt hochwertig ist, solltet Ihr natürlich ein (USB-) HeadSet am PC nutzen. Auch dazu bieten wir Euch verschiedene Modelle an. Das im AGFEO Dashboard integrierte SoftPhone bietet natürlich die Unterstützung zahlreicher CTI-Funktionen und ist eine interessante Alternative zu einem echten Telefon. Dieses ersetzen kann ein SoftPhone allerdings unserer Meinung nach nicht. Allein direkte Tasten per Hand schnell mal drücken zu können, ohne erst mit der Maus eine Funktion zu suchen, ist häufig „Gold wert“… Mal abgesehen davon, dass ein AGFEO IP-Systemtelefon nochmals mehr Komfortfunktionen bietet, als eine PC-Software. Zur Nutzung der SoftPhone Funktion des AGFEO Dashboard kann dann ein einfaches Software-VPN verwendet werden.

• CTI/UC Software mit integriertem Firmen-CHAT von zu Hause nutzen
  Unser AGFEO Dashboard ist nicht nur eine SmartPhone App, sondern eine ganze Familie anwendungsfreundlicher Programme, die Euch z.B. auch eine vollumfängliche computerunterstützte Telefonie am Desktop-PC bietet. Als Cockpit zum AGFEO Kommunikationssystem bietet es neben den Telefonsteuerungsfunktionen auch Zugriff auf Eure Voice-, Faxboxen sowie Gesprächsmitschnitte und Ihr könnt durch die integrierte CHAT-Funktion mit Euren Kollegen direkt in Kontakt treten. Auch die PC-Variante des AGFEO Dashboard nutzt Eure VPN Verbindung von zu Hause und ist umgehend mit dem AGFEO Anlagensystem der Firma verbunden.
  

• Türkommunikation auch zu Hause
  Nutzt die Apothekerschaltungsmöglichkeiten unseres TK-Systems oder nehmt Türgespräche auch zu Hause an. Selbstverständlich auch mit Bildanzeige in der CTI/UC-Software oder unseren geeigneten IP-System- und DECT-IP-Schnurlostelefonen.

Teamarbeit und Collaboration

• CTI/UC Software mit integrierter Team-Videokonferenz von zu Hause nutzen
  Die zuvor bereits beschriebene VISOfon Funktionalität ergänzt unsere CTI/UC-Software AGFEO Dashboard um zusätzliche Videokonferenz- und Screensharingmöglichkeiten (Collaboration). Diese wird über einen externen Jitsi Meet Server realisiert, so dass Ihr Euch mit Euren Kollegen und Geschäftspartnern optimal und gemeinsam als Team austauschen könnt. Neben öffentlichen Servern, kann auch eine lokale Serverinstanz in Eurer eigenen IT-Verantwortung aufgesetzt werden. Der zu verwendene Jitsi Meet Server wird übrigens zentral im AGFEO Kommunikationssystem hinterlegt und automatisch an die VISOfon Funktion des AGFEO Dashboard ausgeliefert, so dass die Einrichtung und Nutzung kinderleicht sind.
  

AGFEOtel, wenn Euer Provider nicht will oder kann

Mit AgfeoTel bietet sich Euch die Möglichkeit auch kurzfristig einen zusätzlichen SIP Anschluss erhalten zu können, der zahlreiche für ein HomeOffice geeignete Funktionen bereitgestellt. Neben der Unterstützung für die Weitergabe von Anrufernummer mittels CLIP no Screening oder SIP 302 sind hier auch große Konferenzräume und umfassende Routingfunktionen des eingehenden Anrufs mit einer flexiblen Verteilung auf die einzelnen HomeOffice Mitarbeiter über deren SIP Endpunkte ebenfalls möglich!

Headsets für mehr Bewegung

Gerade im HomeOffice benötigt man mehr Bewegungsfreiheit als einem die Hörerschnur geben kann. Mit unseren AGFEO Headset-Lösungen sprengt Ihr solche Fesseln. Egal, ob nun schnurgebunden, schnurlos und gebäudeumspannend oder durch unser DECT Multizell Headset sogar darüber hinaus.

Ein Hexenwerk? Nein, das ist unser AGFEO Systemgedanke 4.0!

FAZIT

AGFEO TK-Systeme und Lösungen bieten somit vielfältige Möglichkeiten von zu Hause aus zu arbeiten! Erfahrt in einem weiteren TechBlog-Beitrag noch mehr zur Umsetzung des modern workplace und den Herausforderungen der heutigen Zeit.

Tipps für HomeOffice Worker

1. Erstellt eine To-do-Liste und haltet Euch an sie
   Macht Euch eine Tasse Kaffee, öffnet Eure zur Arbeit benötigten Programme und blättert durch die täglichen/wöchentlichen Aufgaben. Macht Euch eine Liste der wichtigsten Aufgaben, die sofort in Angriff genommen werden müssen.
   Jetzt kommt der wichtige Teil. Schreibt die Aufgaben nicht nur auf – unterteilt sie in Schritte oder Unteraufgaben. Dadurch werdet Ihr die Aufgaben leichter bewältigen können und die Arbeitsmoral wird den ganzen Tag über hoch bleiben. Ich habe herausgefunden, dass es gut funktioniert, wenn ich sie mit der Hand auf ein Blatt Papier schreibe. Es ist zudem eine besondere Freude, wenn Aufgaben durchgestrichen werden können.
   Macht die wichtigsten Aufgaben immer zuerst, wo man auch die schwierigsten Dinge gleich morgens aus dem Weg räumt. Nein, Michael, du machst die Excel-Tabellen nicht erst nach 14 Uhr. Wenn die Müdigkeit einmal einsetzt, ist es schwierig und das Letzte was man will, wenn man sich mit komplexeren Aufgaben auseinandersetzen muss.

2. Zeitmanagement einhalten
   Sobald die Aufgabenliste erstellt ist, ist es an der Zeit mit der Arbeit auf Kurs zu bleiben. Um alle Aufgaben konzentriert zu schaffen, hat sich folgende Methode bei mir bewährt:
   — zu bewältigende Aufgabe aussuchen
   — max. 25 Minuten konzentriert arbeiten
   — 5 Minuten Pause
   — diese Vorgehensweise max. 4x wiederholen
   — dann eine größere Pause von 15-30 Minuten machen
   Bei dieser Methode geht es darum, sich auf die Aufgabe zu konzentrieren, ohne zu viele Pausen zu machen oder gross abgelenkt zu verwenden.

3. Nutzt alle technischen Möglichkeiten zur Fernarbeit
   Stellt sicher, dass Remote-Teams nahtlos arbeiten können, indem sie mit allen erforderlichen Werkzeugen ausgestattet sind! AGFEO Kommunikationssystemene bieten dazu vielfältige Möglichkeiten (s.o.). Sollte es notwendig sein, nutzt weitere Angebote wie intelligente Projektmanagement-Anwendungen wie z.B. Jira, Trello, Asana, Redmine etc..

4. Tägliche Synchronisierungen – rufen wir alle an
   Auch wenn Kommunikations-Apps fantastisch sind, ist ein kurzer Anruf manchmal viel mehr wert. Ehrlich gesagt, eine Menge Dinge gehen verloren, wenn wir sie tippen, und es ist wirklich schwierig eine Diskussion in Schriftform zu führen.

Ein Telefonat ist bei Telearbeitsplätzen das Mittel der Wahl! Bleibt in Kontakt!

Deshalb ist es wichtig, täglich oder sogar zweimal am Tag mit Eurem Team zu telefonieren. Legt die Tagesordnung fest, bucht ein Zeitfenster und sorgt dafür, dass alle eingeladen werden. Stellt sicher, dass alle Aufgaben geklärt werden, damit alle auf der gleichen Seite stehen. Jetzt ist es mehr denn je wichtig, klare Ziele zu setzen und diese zu verfolgen.

Und ein ganz persönlicher Wunsch zum Schluss:

Wo auch immer Ihr seid, bleibt gesund, produktiv und positiv.